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Subjects:

  • Administrative work

Apply by: 2022-12-21

Assistent*in des Verwaltungsdirektors

Published 2022-11-21

Das Schweizerische Tropen- und Public Health-Institut (Swiss TPH) ist ein weltweit renommiertes Institut auf dem Gebiet der globalen Gesundheit mit besonderem Fokus auf Länder mit niedrigen und mittleren Einkommen. Assoziiert mit der Universität Basel, verbindet das Swiss TPH Forschung, Lehre und Dienstleistungen auf lokaler, nationaler und internationaler Ebene. Rund 900 Personen aus 80 Ländern arbeiten am Swiss TPH in Bereichen wie Infektionskrankheiten und nicht-übertragbare Krankheiten, Umwelt, Gesellschaft und Gesundheit, sowie Gesundheitssysteme und -programme.

Ihre Aufgaben

  • Verantwortung für die Erledigung von allgemeinen administrativen Arbeiten: Korrespondenz, Dokumentenablage, Pflege der Adressdatenbank, Spesenmanagement für die Administration
  • Terminkoordination und Agendaführung des Verwaltungsdirektors
  • Organisation von internen und externen Meetings und kleineren Events
  • Organisation von internen Schulungen in Zusammenarbeit mit den verschiedenen Units
  • Vorbereitung von Meeting-Unterlagen sowie Protokollführung
  • Verantwortung für die Bestellung und Verwaltung von Büromaterial sowie Hard- und Software für Mitarbeitende der Direktion und Administration
  • Organisation des Onboarding-Programms der neuen Mitarbeitenden der Direktion und Administration
  • Bearbeitung und Freigabe von Rechnungen über einen digitalen Workflow
  • Stellvertretung der Assistenz des Direktors bei deren Abwesenheit

Ihr Profil

  • Mindestens 4 Jahre Erfahrung als Assistent/in auf Direktionsebene
  • Ausgezeichnete mündliche wie schriftliche Deutsch- und Englischkenntnisse, gute Französischkenntnisse sind von Vorteil
  • Ausgeprägte selbständige Arbeitstätigkeit, grosses Verantwortungsbewusstsein, Stärke im Priorisieren und hohe Flexibilität bei kurzfristigen Anfragen ohne den Qualitätsanspruch aus den Augen zu verlieren
  • Dienstleistungsorientierte, vorausschauende Persönlichkeit mit sehr guten Umgangsformen und starker transkultureller Kompetenz, hoher Belastbarkeit sowie teamorientierter Wesensart
  • Hervorragende Kenntnisse von MS Office sowie schnelle Auffassungsgabe für neue IT Tools und keine Berührungsängste gegenüber dem Einsatz von digitalen Tools

Da Sie bei uns “mittendrin statt nur dabei“ sind, sollten Sie sich so leicht nicht aus der Ruhe bringen lassen, eine gesunde Portion Humor mitbringen und offen sein für Neues und Unvorhergesehenes.

Wir bieten Ihnen

  • Abwechslungsreiches und herausforderndes Tätigkeitsfeld und eine enge, vertrauensvolle und auf Loyalität basierende Zusammenarbeit in einem familiären Umfeld mit kurzen Entscheidungs-wegen
  • Einen topmodernen und zukunftssicheren Arbeitsplatz in unserem neuen Gebäude mit eigener Kantine auf dem dynamischen BaseLink Areal in Allschwil
  • Sehr sinngebendes Umfeld im Non-Profit-Bereich, in welchem Sie die internationale Entwicklungszusammenarbeit, insbesondere auf dem afrikanischen Kontinent und in Südostasien, aktiv unterstützen
  • Attraktive Anstellungsbedingungen, vielseitige Weiterbildungsmöglichkeiten und Mentoring

Am Swiss TPH werden Sie Teil einer intrinsisch motivierten, multidisziplinären und multikulturellen Organisation, die sich der Schaffung einer gesünderen Welt für alle verschrieben hat. Werden Sie Teil unserer Mission. Gemeinsam können wir etwas verändern.
Das Swiss TPH ist ein Arbeitgeber, der für Chancengleichheit steht und sich der Exzellenz durch Vielfalt verschrieben hat.

Bewerbung / Kontakt
Haben wir Ihre Faszination sowie Ihr Interesse an unserer offenen Stelle geweckt? Dann übermitteln Sie uns bitte Ihre Bewerbung mit:

  • Lebenslauf
  • Motivationsschreiben
  • Angabe Ihrer Lohnvorstellungen
  • Zertifikate und Arbeitszeugnisse
  • Referenzen

Bitte beachten Sie, dass wir ausschliesslich Direktbewerbungen über unsere Onlineplattform berücksichti-gen können: https://recruitingapp-2698.umantis.com/Jobs/All.
Bewerbungen via Post oder E-Mail werden somit nicht berücksichtigt. Auch können wir aus wirtschaftlichen Gründen keine Bewerbungen durch Agenturen oder Headhunter annehmen.

Bei Fragen können Sie Frau Sonja Bühler, Recruiting Partner kontaktieren unter 061 284 87 78.


www.unibas.ch