Help jij als administratief medewerker onderwijsadministratie bij de TU Delft om de individuele studieprogramma's en diplomering van onze studenten te administreren? We zoeken 2 nieuwe collega's!
Functieomschrijving
De medewerker onderwijsadministratie (Study Programme Officer) is een functie voor een echte administratieve duizendpoot die nauwkeurig werkt en moeiteloos tussen allerlei verschillende werkzaamheden schakelt zonder daarbij het overzicht te verliezen.
Je komt te werken in het team Study Programme Administration (SPA). Dit backoffice team zorgt voor de administratie van alle studieprogramma's van individuele studenten, waaronder ook minors en samenwerkingsprogramma's met partneruniversiteiten. Het team SPA bestaat uit circa 35 medewerkers die op een gecentraliseerde locatie op de campus werken en over drie kantoorruimtes verspreid zijn. Deels thuiswerken behoort tot de mogelijkheden.
In deze backoffice functie registreer je per student, conform de reglementen van de opleidingen, het examenprogramma en welke keuzevakken of individuele overgangsprogramma’s hij of zij volgt én verwerk je de besluiten die examencommissies hebben genomen. Ook handel je tijdig examenaanvragen af en zorg je voor een examenboek, diploma's en diplomasupplementen. De piek ligt hierbij tussen de maanden juni en oktober.
Je signaleert mogelijke onvolkomenheden in de administratieve processen en doet daarvoor verbetervoorstellen. Daarnaast is het beantwoorden van vragen (voornamelijk via e-mail) van studenten en (facultaire) collega’s over studievoortgang, diplomering, regelingen en procedures onderdeel van je dagelijkse werk. Kortom, een echte administratieve en gevarieerde functie in een fijn team.
Het Education Service Centre (ESC) is verantwoordelijk voor de onderwijs- en studentenadministratie, waaronder toelating, inschrijving, cijferregistratie en studievoortgang van studenten. Ook ondersteunt het de onderwijslogistieke processen van de TU, zoals het registreren en roosteren van curricula, (digitale) tentaminering en onderwijshuisvesting.
Het ESC heeft ongeveer 100 medewerkers die werkzaam zijn in vier teams: Contact Centre, Student Administration, Study Programme Administration en Education Logistics.
Functie-eisen
- Je hebt aantoonbaar MBO werk- en denkniveau en een goed ontwikkeld analytisch vermogen.
- Je werkt zeer nauwkeurig en hebt ruime werkervaring op administratief gebied. Ervaring binnen een onderwijsinstelling is een pré
- Je hebt overtuigingskracht, goede sociale en communicatieve vaardigheden en bent bereid om mee te denken.
- Je bent sterk in het plannen en organiseren van je werk, je hebt teamspirit en je kunt goed samenwerken.
- TU Delft is een internationale organisatie. Een goede mondelinge en schriftelijke beheersing van zowel de Nederlandse als de Engelse taal is daarom nodig voor deze functie.
Herken je jezelf in het profiel, dan ben je van harte welkom om te solliciteren op deze functie
TU Delft
Werken bij TU Delft betekent bijdragen aan oplossingen die er echt toe doen.
Al meer dan 180 jaar leiden we ingenieurs op die wereldwijd impact maken bij bedrijven, overheden of als ondernemer. Onze alumni zetten kennis om in concrete oplossingen voor de uitdagingen van vandaag en morgen.
Die uitdagingen veranderen snel. Daarom werken we elke dag aan thema’s zoals energie, klimaat, digitalisering, AI en slimme mobiliteit. Ons onderwijs en onderzoek sluiten direct aan op wat de samenleving nodig heeft, nu en straks.
Bij TU Delft maken mensen het verschil. Met hun kennis en nieuwsgierigheid zorgen zij voor sterk onderwijs, vernieuwend onderzoek en innovaties die verder komen dan de campus. Je krijgt de ruimte om initiatief te nemen, samen te werken en jezelf te ontwikkelen.
Wie bij TU Delft werkt, sluit zich aan bij een internationale community van professionals en studenten. Samen bouwen we aan kennis, innovatie en oplossingen die de wereld vooruithelpen.
Universiteitsdienst – Education & Student Affairs
Education & Student Affairs (ESA) ondersteunt het onderwijs met het voeren van de onderwijs- en studentenadministratie, coördinatie van het onderwijsbeleid, functioneel beheer onderwijsapplicaties en realisatie monitoring- en management rapportages, het begeleiden en ondersteunen van (buitenlandse) studenten en promovendi, het verzorgen van (didactische) trainingen, het geven van onderwijskundig advies en ondersteuning, en het aanbieden van sport & cultuur activiteiten. ESA bestaat uit de afdelingen Education Service Centre, Academic Services, Information Management en X en telt circa 250 medewerkers. ESA staat binnen de TU Delft bekend om de hoge kwaliteit van haar dienstverlening en kent een proactieve en oplossingsgerichte cultuur.
Arbeidsvoorwaarden
- Het dienstverband is 1 jaar. Tijdelijk met uitzicht op vast.
- Een functieomvang van 28,8-36 uur per week.
- Een salaris dat is gebaseerd op Schaal 07 uit de CAO Nederlandse Universiteiten met salaris tussen €3057 - €3985 bruto per maand op basis van een volledige werkweek (38 uur), plus 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%.
- Een uitstekende pensioenregeling via het ABP.
- De mogelijkheid om jaarlijks een individueel arbeidsvoorwaardenpakket samen te stellen.
- Korting bij zorgverzekeraars op aanvullende pakketten.
- Flexibele werkweek.
- Jaarlijks 232 verlofuren (bij 38 uur). Via het individueel keuzebudget kun je bovendien verlofuren verkopen of bijkopen.
- Volop mogelijkheden om opleidingen, trainingen en cursussen te volgen.
- Gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof.
- Aandacht voor gezond en energiek werken met het vitaliteitsprogramma.
Additionele informatie
De sollicitatieprocedure bestaat uit twee rondes, gevolgd door een arbeidsvoorwaardengesprek voor de geselecteerde kandidaat.
Wacht niet met solliciteren tot de sluitingsdatum, ook vóór de sluitingsdatum kunnen er al gesprekken worden gevoerd.
Voor meer informatie over deze vacature kun je contact opnemen met Saphira Moestadja, teamleider a.i. Study Programme Administration, via 06-81964156 of S.D.M.Moestadja@tudelft.
Sollicitatieprocedure
Heb je interesse in deze vacature? Solliciteer dan uiterlijk 19 juli 2026 via de sollicitatiebutton en upload de volgende documenten:
Je kunt je sollicitatie richten aan Saphira Moestadja.
Let op:
- Solliciteren gaat eenvoudig online. Sollicitaties die per email en/of post worden verstuurd nemen we niet in behandeling.
- TU Delft voert in het kader van kennisveiligheid een risicobeoordeling uit bij het werven van personeel. Dit doen wij onder meer om ongewenste overdracht van gevoelige kennis en technologie te voorkomen. De beoordeling gebeurt op basis van informatie die door kandidaat zelf is aangeleverd, zoals de motivatiebrief en het cv. De beoordeling vindt plaats bij de laatst overgebleven kandidaten in het selectieproces. Wanneer de uitkomst van de risicobeoordeling negatief is, dan wordt de kandidaat daarover geïnformeerd. De verwerking van persoonsgegevens in het kader van deze risicobeoordeling vindt plaats op basis van de wettelijke grondslag van de AVG ‘uitvoering van de publieke taak van algemeen belang’. Meer informatie over deze beoordeling vind je op onze website over kennisveiligheid.
- Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.
