In deze veelzijdige en zelfstandige functie verricht je alle voorkomende secretariële werkzaamheden ter ondersteuning van het bestuur. Je bent de spil van de afdeling en zorgt dat alles soepel verloopt. Je taken bestaan onder andere uit:
- eerste aanspreekpunt voor afdeling en in- en externe contacten;
- plannen en beheren van complexe agenda’s in Outlook;
- organiseren en notuleren van vergaderingen, inclusief catering en reservering van vergaderruimtes;
- organiseren van internationale symposia, congressen, site visits, etc.;
- ontvangen van buitenlandse gasten en verzorgen van dagprogramma’s;
- verzorgen van sollicitatie- en aanstellingsprocedures voor nieuwe medewerkers en studenten;
- beheren van mailboxen en archiveren van documenten;
- verwerken van ziek- en betermeldingen;
- (eventueel) boeken van reizen, vluchten en hotels.
Je werkt nauw samen met drie collega-secretaresses. Samen zorgen jullie voor continuïteit van het secretariaat en nemen jullie elkaars werkzaamheden waar bij afwezigheid. Humor, collegialiteit en relativeringsvermogen vinden we belangrijk in het team.
- MBO of HBO werk- en denkniveau.
- Afgeronde (directie)secretaresse opleiding.
- Minimaal 3 jaar ervaring in een vergelijkbare functie.
- Uitstekende beheersing van de Nederlandse- en Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
- Goede sociale en communicatieve vaardigheden.
- Kennis van Office365 en Microsoft Teams.
- Stressbestendig, flexibel, accuraat en initiatiefrijk.
- zowel goed zelfstandig als in teamverband kunnen werken.
- In staat om prioriteiten te stellen en hoofd- van bijzaken te onderscheiden.
- Ervaring met Corsa en iBabs is een pre.
