In deze veelzijdige functie is geen dag hetzelfde. Je begint je werkdag met het openen van de algemene mailbox. Het is jouw verantwoordelijkheid om alle binnenkomende e-mails te beheren en adequaat af te handelen of door te sturen naar de juiste personen. Eind van de ochtend wordt onze balie geopend en help jij, als eerste aanspreekpunt, docenten en studenten met uiteenlopende vragen en geef je informatie over bijvoorbeeld roosters, ziekte- en afwezigheidsregistratie, en andere administratieve zaken.
Gedurende de dag ben je een belangrijke schakel tussen het team, de studenten en docenten. Docenten kunnen bij jou terecht met hun vragen en verzoeken, zoals het aanleveren van presentielijsten of het maken van groepsindelingen. Je zorgt ervoor dat alle benodigde gegevens correct worden gedocumenteerd en gearchiveerd, zodat iedereen altijd over de juiste informatie beschikt. Ook is overleg een vast onderdeel van je dag. Je stemt samen met de producenten af welke actiepunten er zijn en bewaakt dat deze tijdig worden opgepakt en afgehandeld.
Je organiseert de bachelor- en masterbuluitreikingen van a tot z. Het uitnodigen van de kandidaten, maken van zaalreserveringen en catering behoren tot je takenpakket. Jij zorgt ervoor dat deze evenementen op rolletjes verlopen, uiteraard met je collega’s als sparringpartner en support. En uiteraard ben je bereid om op deze avonden onze gasten welkom te heten en namens de tandartsexamencommissie je rol te vervullen.
Daarnaast ben je gedurende de dag flexibel en alert om snel te reageren op zaken die onverwachts binnenkomen.
Aan het einde van de dag controleer je nogmaals of alle dringende zaken zijn afgehandeld. Voor je de deur uitgaat, stem je nog even af met de medewerkers van het team om ervoor te zorgen dat iedereen goed op de hoogte is van de voortgang van de diverse werkzaamheden en dat alles soepel verloopt.
Deze functie biedt veel afwisseling en vraagt om een proactieve en georganiseerde aanpak. Je bent de spil van de afdeling en zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt.
- Een afgeronde opleiding op MBO-niveau als secretaresse of managementassistent.
- Zelfstandig kunnen werken én goed kunnen samenwerken.
- Goede communicatieve eigenschappen, sociaal vaardig en gevoel voor verhoudingen.
- Stressbestendig en adequaat kunnen handelen bij onverwachte situaties.
- Initiatiefrijk en oplossingsgericht.
- Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.
- Digitale vaardigheid.
