Draag met jouw organisatietalent en administratieve scherpte direct bij aan baanbrekend onderzoek, onderwijs en talentontwikkeling aan de TU Delft.
Functieomschrijving
Wil jij met jouw organisatietalent en administratieve scherpte direct bijdragen aan baanbrekend onderzoek, onderwijs en talentontwikkeling aan de TU Delft? Bij het Universiteitsfonds Delft zorg jij dat donaties, contracten, beursadministratie en donateurscontact zorgvuldig én efficiënt verlopen.
In deze rol ben je veel meer dan “degene die de administratie doet”. Je bent een belangrijke schakel in het team Alumnirelaties en Universiteitsfonds. Jij houdt overzicht, denkt vooruit, signaleert waar processen slimmer kunnen en zorgt dat collega’s, donateurs, studenten en externe partners op jou kunnen bouwen. Een functie met verantwoordelijkheid, afwisseling en ruimte om initiatief te nemen.
Jouw rol
Als administratief medewerker zorg jij voor een solide basis onder het werk van het Universiteitsfonds Delft. Dankzij jouw nauwkeurige administratie kunnen donateurs met vertrouwen bijdragen aan onderzoek, onderwijs en talentontwikkeling, en ontvangen studenten en wetenschappers hun ondersteuning op een zorgvuldige manier.
Je werkt in een dynamische omgeving waarin geen dag precies hetzelfde is. Je beheert contracten en donateursgegevens, ondersteunt bij financiële processen, bent aanspreekpunt voor donateurs en beursontvangers en helpt mee bij campagnes en bijeenkomsten. Daarbij krijg je de ruimte om zelfstandig te werken, prioriteiten te stellen en processen slimmer en efficiënter in te richten.
Je werkt nauw samen met collega’s binnen Alumnirelaties en het Universiteitsfonds, maar pakt ook zelf verantwoordelijkheid. Zie jij dat iets beter, sneller of duidelijker kan? Dan wordt jouw initiatief gewaardeerd.
Wat ga je doen?
In deze veelzijdige functie houd jij de administratie van het Universiteitsfonds Delft op orde en zorg je dat processen soepel verlopen. Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:
- Je beheert contracten en schenkingsovereenkomsten: van opslag en ondertekening tot verwerking in het CRM-systeem.
- Je zorgt dat donateursgegevens en financiële gegevens correct en actueel zijn.
- Je bent eerste aanspreekpunt voor donateurs via telefoon en e-mail en stemt proactief af met collega’s.
- Je controleert facturen, betaalgegevens en kostenplaatsen en onderneemt actie waar nodig.
- Je verzorgt betaalverzoeken richting het administratiekantoor op basis van donaties en contracten.
- Je ondersteunt fondsenwervende campagnes en donateursbijeenkomsten met een zorgvuldige administratieve afhandeling.
- Je helpt bij het bedanken van donateurs, bijvoorbeeld via e-mail, brief of telefoon.
- Je verzorgt de administratie rondom studentbeurzen en bent aanspreekpunt voor beursontvangers.
- Je ondersteunt het studentenfonds FAST bij administratieve werkzaamheden.
- Je denkt actief mee over hoe administratieve processen slimmer, duidelijker en efficiënter kunnen.
Waarom past deze functie bj jou?
Deze functie past goed bij iemand die graag overzicht creëert, verantwoordelijkheid neemt en energie krijgt van een goed georganiseerde administratie. Je werkt voor een maatschappelijk relevant doel: het mogelijk maken van onderwijs, onderzoek en talentontwikkeling aan de TU Delft.
Tegelijkertijd krijg je veel vertrouwen. Je hebt ruimte om zelfstandig te werken, je werk slim in te delen en, in overleg, deels thuis te werken. We zoeken iemand die niet wacht tot alles wordt aangereikt, maar zelf ziet wat nodig is en daar actie op onderneemt.
Functie-eisen
Wie zoeken wij?
Jij bent nauwkeurig, servicegericht en organisatorisch sterk. Je vindt het prettig om met verschillende werkzaamheden tegelijk bezig te zijn en weet goed prioriteiten te stellen. Je communiceert makkelijk met collega’s, donateurs en studenten en je houdt het hoofd koel wanneer er veel tegelijk speelt.
Daarnaast breng je mee:
- Een mbo-opleiding in administratie of een vergelijkbare relevante opleiding.
- Minimaal enkele jaren ervaring binnen een financiële of administratieve functie.
- Kennis van wet- en regelgeving rondom financiële administratie.
- Goede mondelinge en schriftelijke vaardigheden in het Nederlands en Engels.
- Uitstekende kennis van Microsoft Office, waaronder Word, Excel, Outlook en PowerPoint.
- Ervaring met financiële systemen, bijvoorbeeld Visma en Basware.
- Bij voorkeur ervaring met CRM- of relatiemanagementsystemen.
- Oog voor detail en een sterk gevoel voor zorgvuldigheid.
- Het vermogen om zelfstandig te werken en initiatief te nemen.
- Affiniteit met de academische wereld is een pre.
Werken bij TU Delft betekent bijdragen aan oplossingen die er echt toe doen.
Al meer dan 180 jaar leiden we ingenieurs op die wereldwijd impact maken bij bedrijven, overheden of als ondernemer. Onze alumni zetten kennis om in concrete oplossingen voor de uitdagingen van vandaag en morgen. Die uitdagingen veranderen snel. Daarom werken we elke dag aan thema’s zoals energie, klimaat, digitalisering, AI en slimme mobiliteit. Ons onderwijs en onderzoek sluiten direct aan op wat de samenleving nodig heeft, nu en straks.
Bij TU Delft maken mensen het verschil. Met hun kennis en nieuwsgierigheid zorgen zij voor sterk onderwijs, vernieuwend onderzoek en innovaties die verder komen dan de campus. Je krijgt de ruimte om initiatief te nemen, samen te werken en jezelf te ontwikkelen. Wie bij TU Delft werkt, sluit zich aan bij een internationale community van professionals en studenten. Samen bouwen we aan kennis, innovatie en oplossingen die de wereld vooruithelpen.
Universiteitsdienst – Directie Communicatie
Impact voor een betere samenleving; dat is de missie van TU Delft. De Marketing & Communicatiemedewerkers van de directie Communication dragen daar steeds meer ‘accountable’ aan bij en daar zijn ze trots op! We begeleiden onze 28.000 studenten in hun ‘engineer journey’ van studiekiezers tot en met professionals in de maatschappij. Binnen de wetenschapscommunicatie benadrukken we de vraagstukken en onderzoeksresultaten in de maatschappelijke thema’s Klimaatactie, Energietransitie, Digitale Samenleving, Veerkrachtige Steden & Mobiliteit, en Gezondheid. Vanuit TU Delft Campus leggen we de verbinding naar bedrijven en beleidsmakers in ons innovatieve ecosysteem, waar onderzoeksresultaten versneld hun weg naar de samenleving vinden. En onder het motto #BetterTUgether! verbinden we onze bijna 8.000 TU Delft-collega’s. Zo versterken we samen het merk TU Delft, dat staat voor grensverleggend onderzoek, excellent onderwijs en baanbrekende innovaties.
Het Universiteitsfonds Delft
Het Universiteitsfonds Delft ondersteunt de TU Delft door bij te dragen aan onderzoek, onderwijs en talentontwikkeling. Wij bevorderen dat de TU Delft tot de wereldtop kan behoren. Wij slaan een brug tussen de TU Delft, haar alumni, stichtingen én bedrijven.
Het team Alumnirelaties en Universiteitsfonds werkt samen om het onderzoek, onderwijs en de individuele talentontwikkeling aan de TU Delft kracht bij te zetten.
Het bestuur van het Universiteitsfonds bestaat uit vertegenwoordigers van de top van het bedrijfsleven en het college van bestuur van de universiteit zelf.
Met giften van alumni, medewerkers, particulieren, stichtingen en bedrijven die wetenschap een warm hart toedragen, zetten we alles in het werk om talentvolle studenten en wetenschappers in staat te stellen om hun ambities waar te maken en maatschappelijke impact te realiseren.
Arbeidsvoorwaarden
Het betreft een arbeidsovereenkomst voor de duur van 1 jaar vanwege de vervanging van een intern gedetacheerde medewerker. De arbeidsovereenkomst is gebaseerd op artikel 2.3 lid 6 sub b van de CAO Nederlandse Universiteiten.
- Het dienstverband is 1 jaar. Tijdelijk.
- Een functieomvang van 30-32 uur per week.
- Een salaris dat is gebaseerd op Schaal 08 uit de CAO Nederlandse Universiteiten met salaris tussen €3382 - €4484 bruto per maand op basis van een volledige werkweek (38 uur), plus 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%.
- Een uitstekende pensioenregeling via het ABP.
- De mogelijkheid om jaarlijks een individueel arbeidsvoorwaardenpakket samen te stellen.
- Korting bij zorgverzekeraars op aanvullende pakketten.
- Flexibele werkweek.
- Jaarlijks 232 verlofuren (bij 38 uur). Via het individueel keuzebudget kun je bovendien verlofuren verkopen of bijkopen.
- Volop mogelijkheden om opleidingen, trainingen en cursussen te volgen.
- Gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof.
- Aandacht voor gezond en energiek werken met het vitaliteitsprogramma.
Additionele informatie
Wil je meer informatie over de functie? Neem dan contact op met Angeline Westbroek Manager Alumnirelaties, via 06 – 1401 5032 of a.b.m.westbroek@tudelft.nl.
Sollicitatieprocedure
Heb je interesse in deze vacature? Solliciteer dan uiterlijk 17 augustus 2026 via de sollicitatiebutton en upload de volgende documenten:
Je kunt je sollicitatie richten aan Cindy de Visser.
Let op:
- Solliciteren gaat eenvoudig online. Sollicitaties die per email en/of post worden verstuurd nemen we niet in behandeling.
- TU Delft voert in het kader van kennisveiligheid een risicobeoordeling uit bij het werven van personeel. Dit doen wij onder meer om ongewenste overdracht van gevoelige kennis en technologie te voorkomen. De beoordeling gebeurt op basis van informatie die door kandidaat zelf is aangeleverd, zoals de motivatiebrief en het cv. De beoordeling vindt plaats bij de laatst overgebleven kandidaten in het selectieproces. Wanneer de uitkomst van de risicobeoordeling negatief is, dan wordt de kandidaat daarover geïnformeerd. De verwerking van persoonsgegevens in het kader van deze risicobeoordeling vindt plaats op basis van de wettelijke grondslag van de AVG ‘uitvoering van de publieke taak van algemeen belang’. Meer informatie over deze beoordeling vind je op onze website over kennisveiligheid.
- Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.
