Als managementassistent(e) is je eerste prioriteit het ondersteunen van de managers van de organisatie en help je collega’s bij de meer complexe afspraken. Je bent samen met de directiesecretaresse het eerste aanspreekpunt voor partijen die contact zoeken met de organisatie.
Het betreft uiteenlopende contacten binnen het netwerk van Triade en de moederorganisatie UMCG. Om als team goed te draaien en in onze vele samenwerkingen pro-actief te zijn hebben we jou nodig, onze logistieke spil!
Je verricht alle voorkomende secretariele werkzaamheden, waaronder o.a. het beheer van de agenda’s en het zorgvuldig voorbereiden van stukken voor bijeenkomsten. Je organiseert vergaderingen, bijeenkomsten en bezoeken en ondersteun je hen bij diverse afwisselende taken. Binnen onze organisatie werken we met diverse (HR) applicaties waar voor jouw een rol ligt in het aanmaken van onder andere gebruikersaccounts en authorisaties. Aangezien je van verschillende personen uit verschillende bronnen informatie ontvangt zorg je ervoor dat relevante informatie tussen en naar betreffende collega’s gedeeld wordt.
Als managementassistent(e) vervul je de volgende werkzaamheden;
- je biedt secretariële ondersteuning aan de managers van de business units zoals (complex) agendabeheer;
- plannen van overleggen, reservereren van vergaderzalen en catering;
- voorbereiden en notuleren van vergaderingen;
- voorraadbeheer;
- je verwerkt en archiveert documentatie gestructureerd en accuraat;
- je bewaakt de voortgang en afhandeling van actiepunten en waar nodig handel je deze actiepunten zelfstandig af;
- als teamspeler zorg je ervoor dat alles goed op elkaar is afgestemd;
- je ondersteunt in het proces van werving, selectie en aanstelling van nieuwe medewerkers;
- beheren van gebruikersaccounts en autorisaties in diverse applicaties, inclusief het aanmaken van medewerkers en toekennen van toegangsrechten.
- Je hebt minimaal een MBO 4 niveau en ervaring (directie)secretaresse of managementassistent. Ook kandidaten met op andere wijze verworven competenties op dit gebied kunnen solliciteren.
- Je hebt minimaal twee jaar ervaring in een vergelijkbare functie, in een omgeving van vergelijkbare omvang/complexiteit.
- Je bent flexibel, accuraat en hebt een service-en klantgerichte houding.
- Je bent digitaal vaardig en nauwkeurig.
- Je bent in staat rekening te houden met de formele en hiërarchische lijnen, en hebt daarnaast een goed gevoel voor onderlinge verhoudingen en gedragingen van mensen.
- Je bent een enthousiaste collega die gaat voor samenwerking, weet in alle hectiek het overzicht goed te bewaken, daarbij de juiste prioriteiten te stellen en je ziet het als een uitdaging dat geen dag hetzelfde is.
- Je bent proactief en oplossingsgericht.
- Je beheerst de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift.
- Je kunt goed prioriteiten stellen en laat je niet snel uit het veld slaan.
- Je beschikt over uitstekende organisatorische, sociale- en communicatieve vaardigheden.
