Als managementassistent bij afdeling MDL zorg je ervoor dat de zaken administratief en organisatorisch op orde zijn. Je ondersteunt onze medisch specialisten, het management en andere collega’s van de afdeling op tal van gebieden. In deze functie ben je goed op de hoogte van wat er speelt binnen de afdeling en kun je dit goed vertalen naar je werkzaamheden, hierbij denk je oplossingsgericht en weet je goed te prioriteren.
Hoe kan je ochtend eruitzien? ‘Je dag start met een kop koffie en een blik op je mail, een arts die net het secretariaat binnenloopt vraag je of een afspraak iets aangepast mag worden zodat een ander overleg beter past in de planning en ondertussen staat een andere collega naast je met een vraag over catering. Je werkt je mail in de ochtend verder bij, diverse afspraken regel je in en je zorgt ervoor dat je tijdig een bloemetje haalt voor een afscheid en wijs je iemand de juiste kamer voor het afleveren van een bureau’.
Als managementassistent binnen ons team zorg je ervoor dat alle administratieve en organisatorische werkzaamheden soepel en efficiënt verlopen.
- Je beheert en bewaakt de complexe agenda’s van de artsen, maakt afspraken met onder andere collega’s, onderzoekers en externe relaties, en houdt overzicht waarbij je de juiste prioriteiten kunt stellen.
- Je verwerkt inkomende mails en bepaalt wat belangrijk is en wat later kan worden opgepakt.
- Je zorgt voor een accurate uitvoering van de administratieve processen binnen de afdeling.
- Je bereidt stafvergaderingen voor en notuleert deze, zodat belangrijke actiepunten nooit over het hoofd worden gezien.
- Je verricht algemene werkzaamheden, zoals het beantwoorden van de telefoon, het ontvangen van bezoek, het doen van bestellingen en het regelen van facilitaire zaken en voorzieningen, waaronder catering, locaties en attenties.
- Je bent een vraagbaak (en onmisbare schakel) voor de (internationale) collega’s van de afdeling.
- Je hebt minimaal MBO 4 niveau.
- Kennis van Microsoft Office.
- Een goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift.
- Je bent flexibel en collegiaal ingesteld.
- Probleemoplossend denk- en werkvermogen.
- Uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel telefonisch als schriftelijk.
