Zorg jij dat onderwijsprocessen soepel verlopen én besluiten zorgvuldig worden genomen?
Functie-omschrijving
In deze gecombineerde functie vervul je twee complementaire rollen die ieder ongeveer de helft van je tijd beslaan: secretaris examencommissie & onderwijscoördinator. De kracht van deze functie ligt in de samenhang tussen zorgvuldige besluitvorming en een efficiënte inrichting van onderwijsprocessen in onze systemen.
Als Secretaris Examencommissie zorg je samen met je collega secretaris ervoor dat besluiten zorgvuldig, consistent en transparant tot stand komen. Je beoordeelt verzoeken van studenten, toetst deze aan de geldende regelgeving en ziet erop toe dat studenten voldoen aan de diplomavereisten.
Je werkt nauw samen met collega’s van Onderwijs- en Studentenzaken (O&S), docenten en leden van de Examencommissie (ExCie). Met jouw adviezen en gestructureerde werkwijze lever je een belangrijke bijdrage aan een eerlijke toepassing van de onderwijs- en examenregeling.
De faculteit kent één examencommissie en biedt een Bsc, Msc, schakelprogramma en minoren aan.
Deze rol omvat zowel operationele als procesmatige taken zoals:
- Nemen van gemandateerde besluiten.
- Formuleren en communiceren van besluiten.
- Mailboxbeheer.
- Bijdragen aan beroepsprocedures.
- Herzien van examenregelingen.
- Secretarisschap van verschillende commissies.
Als onderwijscoördinator zorg je er samen met je collega’s voor dat onderwijssystemen en -processen optimaal zijn ingericht en ondersteund. Je fungeert als schakel tussen beleid, systemen en uitvoering en werkt nauw samen met collega’s van O&S en hebt veel contact met de centrale onderwijsorganisatie (ESA), docenten en studenten.
Je draagt bij aan de organisatie en uitvoering van belangrijke onderwijsprocessen, zoals bijvoorbeeld
- Ondersteuning van het bachelorselectieproces en de plaatsingsprocedure van de master.
- Coördinatie van het BSA-proces.
- Zorgdragen voor de juiste inrichting van diverse systemen die onderwijsprocessen ondersteunen, zoals de studiegids en MyCase.
- Faciliteren van aanvragen rondom minoren en schakelprogramma’s.
- Ondersteuning van docenten en studenten bij onderwijsvraagstukken en adviseren dan wel werken hiervan.
Wij zoeken iemand met:
- Analytisch vermogen en een oog voor detail, waardoor aanvragen en dossiers zorgvuldig en volledig worden beoordeeld en het onderscheid tussen hoofd- en bijzaken duidelijk wordt gemaakt.
- Samenwerkingsvaardigheden en organisatiesensitiviteit, en het vermogen om makkelijk contacten te leggen met verschillende partijen en/of belanghebbenden.
- Organisatorische en planningsvaardigheden, om dagelijkse taken en processen efficiënt te coördineren.
- Juridisch en procedureel inzicht; essentieel bij het toetsen van regelgeving, besluiten en sancties.
- Heldere en toegankelijke communicatie, zodat complexe besluiten begrijpelijk zijn voor studenten, docenten en collega’s.
- Integriteit en discretie bij het behandelen van vertrouwelijke dossiers en persoonlijke informatie.
- Een mensgerichte en betrokken houding, met oog voor de unieke situatie van iedere student.
- Flexibiliteit en het vermogen om snel te schakelen tussen uiteenlopende werkzaamheden en verantwoordelijkheden.
- Een leergierige instelling en affiniteit met digitale systemen.
Functie-eisen
- Je hebt minimaal een HBO-opleiding afgerond.
- Een diploma op HBO- of WO-niveau in een juridische, onderwijskundige of administratieve richting is een pré.
- Je bent bereid (indien nodig) de onderwijs- en examenregelgeving en andere relevante wet- en regelgeving (de Wet op het Hoger Onderwijs en Wetenschappelijk Onderzoek) snel eigen te maken.
- Zowel mondeling als schriftelijk communiceer je vloeiend in het Nederlands en Engels.
- Vanwege je werkzaamheden is ruime aanwezigheid op de faculteit gewenst.
TU Delft
De Technische Universiteit Delft heeft een sterk fundament. Als bouwer van de wereldberoemde Nederlandse waterwerken en pionier in biotech is TU Delft een internationale topuniversiteit die wetenschap, engineering en design combineert. TU Delft staat voor onderwijs, onderzoek en innovatie van wereldklasse om uitdagingen op het gebied van energie, klimaat, mobiliteit, gezondheid en digitale maatschappij aan te gaan. Generaties Delftse ingenieurs hebben bewezen ondernemende probleemoplossers te zijn in bedrijfsleven en in sociale context.
Bij TU Delft omarmen we diversiteit als een van onze kernwaarden en zetten we ons actief in om een universiteit te zijn waar jij je thuis voelt en kunt floreren. We hechten veel waarde aan verschillende perspectieven en kwaliteiten, omdat wij geloven dat dit ons werk innovatiever, de TU Delft-gemeenschap levendiger en de wereld rechtvaardiger maakt. Samen bedenken en ontwikkelen we oplossingen die een positieve invloed hebben op wereldwijde schaal. Daarom nodigen we jou uit om te solliciteren. Je sollicitatie krijgt een eerlijke behandeling.
Challenge. Change. Impact!
Faculteit Luchtvaart- en Ruimtevaarttechniek
De faculteit Luchtvaart- en Ruimtevaarttechniek van de Technische Universiteit Delft is een toonaangevende internationale gemeenschap waar innovatie in de lucht- en ruimtevaart wordt verbonden met wereldwijde uitdagingen. Onze ondersteunende en wetenschappelijke medewerkers, waaronder promovendi, postdocs en studenten, werken grotendeels samen aan drie hoofdthema’s: de energietransitie, duurzame lucht- en ruimtevaart, en veiligheid en beveiliging, met als doel klimaatverandering aan te pakken en bij te dragen aan de onafhankelijkheid en veiligheid van Europa.
Wanneer je bij ons komt werken, word je onderdeel van een diverse, collaboratieve en vooruitstrevende omgeving waar jouw ideeën en perspectieven worden gewaardeerd. Ons werk reikt verder dan het laboratorium — naar veldlaboratoria, innovatiehubs en samenwerkingsverbanden met andere faculteiten, onderzoeksinstituten, overheden en de industrie, zowel lokaal als wereldwijd.
We zetten ons in voor een inclusieve en gastvrije werkplek, ondersteund door een actief Diversity & Inclusion-team. Dit omvat concrete ondersteuning, zoals financiering voor extra personeel voor gezins- en zorgtaken, mentorprogramma’s en initiatieven die culturele uitwisseling en integratie stimuleren.
Je treedt niet alleen toe tot onze faculteit — je wordt onderdeel van een gemeenschap waar je kunt groeien, ontwikkelen en meebouwen aan de toekomst van de lucht- en ruimtevaart.
Klik hierom naar de website van de faculteit Luchtvaart- en Ruimtevaarttechniek te gaan.
Arbeidsvoorwaarden
- Het dienstverband is 1 jaar met uitzicht op vast contract.
- Een functieomvang van 36-40 uur per week.
- Een salaris dat is gebaseerd op Schaal 10 uit de CAO Nederlandse Universiteiten met salaris tussen €3546 - €5538 bruto per maand op basis van een volledige werkweek (38 uur), plus 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%.
- Een uitstekende pensioenregeling via het ABP.
- De mogelijkheid om jaarlijks een individueel arbeidsvoorwaardenpakket samen te stellen.
- Korting bij zorgverzekeraars op aanvullende pakketten.
- Flexibele werkweek.
- Jaarlijks 232 verlofuren (bij 38 uur). Via het individueel keuzebudget kun je bovendien verlofuren verkopen of bijkopen.
- Volop mogelijkheden om opleidingen, trainingen en cursussen te volgen.
- Gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof.
- Aandacht voor gezond en energiek werken met het vitaliteitsprogramma.
Additionele informatie
Wil je meer informatie over de functie en sollicitatieprocedure? Neem dan contact op met Frederiek Lammers, via f.lammers@tudelft.nl.
Sollicitatieprocedure
Heb je interesse in deze vacature? Solliciteer dan uiterlijk 5 juli 2026 via de sollicitatiebutton en upload de volgende documenten:
Je kunt je sollicitatie richten aan Frederiek Lammers.
De eerste gesprekken zullen waarschijnlijk plaatsvinden in week 28, de tweede ronde gesprekken in week 29.
Let op:
- Solliciteren gaat eenvoudig online. Sollicitaties die per email en/of post worden verstuurd nemen we niet in behandeling.
- TU Delft voert in het kader van kennisveiligheid een risicobeoordeling uit bij het werven van personeel. Dit doen wij onder meer om ongewenste overdracht van gevoelige kennis en technologie te voorkomen. De beoordeling gebeurt op basis van informatie die door kandidaat zelf is aangeleverd, zoals de motivatiebrief en het cv. De beoordeling vindt plaats bij de laatst overgebleven kandidaten in het selectieproces. Wanneer de uitkomst van de risicobeoordeling negatief is, dan wordt de kandidaat daarover geïnformeerd. De verwerking van persoonsgegevens in het kader van deze risicobeoordeling vindt plaats op basis van de wettelijke grondslag van de AVG ‘uitvoering van de publieke taak van algemeen belang’. Meer informatie over deze beoordeling vind je op onze website over kennisveiligheid.
- Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.
