Fachgebietssekretariat (d/m/w) - 75 % Arbeitszeit

TU Berlin: Technische Universität Berlin • Part-time • Berlin, Berlin, Deutschland • 23h ago

Administration von Drittmittelprojekten z.B. während der Antragsphase, Finanzabwicklung von bewilligten Projekten, Beschaffungen im Bereich der Sach- und Investitionsmittel
Dokumentation und Berichtswesen: Erhebung, Auswertung und Aufbereitung projektbezogener Daten für Controlling und Dokumentation
Fremdsprachentätigkeit: Schreiben in einer fremden Sprache (Englisch), Erledigung der anfallenden Korrespondenz, Anfertigung einfacher Übersetzungen aus dieser oder in diese Sprache. Redigieren von Gutachten, Berichten etc.; Betreuung von ausländischen Studierenden, Gästen, Mitarbeitern, Delegationen; Unterstützung bei Einreise- und Aufenthaltsformalitäten, Versicherungen, Unterkunft etc.
administrative Mitarbeit bei der Lehrorganisation des Fachgebietes (Lehrveranstaltungen, Abschlussarbeiten)
Sekretariatsaufgaben: Terminplanung, Gästebetreuung, Postbearbeitung; Materialverwaltung; Pflege und Gestaltung der Website; Organisation von Veranstaltungen, Workshops, Kolloquien etc. inkl. finanzieller Kalkulation und Abrechnung
eigenständiger Schriftwechsel für das FG betreffende Angelegenheiten, Beantwortung von Anfragen
Bearbeitung der Personalangelegenheiten des Fachgebiets

Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Fremdsprachensekretär*in, Verwaltungsfachangestellte*r oder Kauffrau*mann für Bürokommunikation bzw. sonstige Beschäftigte mit gleichwertigen Fähigkeiten und Erfahrungen in den Bereichen Verwaltung, Finanzen und Personal
Bereits gesammelte Erfahrung im Bereich der Universitätsverwaltung
Kenntnisse im Bereich der Drittmittelbewirtschaftung
sichere Kenntnisse der PC-Anwendungssoftware SAP – gern Erfahrungen bei TU-basierten in SAP eingebettete Plattformen und Anwendungen: Berichtswesen, Prüfungsverwaltung, Moses, ISIS
Kenntnisse weiterer Programme wie Excel, Word, PowerPoint etc.
Bereitschaft und Können sich schnell in neue Software einzuarbeiten
fundierte Englisch- und Deutschkenntnisse, sicher in Schriftverkehr und Kommunikation
Fähigkeit zu strukturiertem Arbeiten, Organisations- und Koordinationsgeschick, Kenntnisse über Gremienstrukturen der TUB und der Projektpartner von Vorteil
fundierte Kenntnisse der vergaberechtlichen Bestimmungen sowie des Haushaltsrechts, des Personalrechts, des Personalvertretungsrechts, des Schwerbehindertengesetzes, des Reisekostenrechts von Vorteil
Kenntnisse des Internets und der einschlägigen Suchmaschinen von Vorteil

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